Kontakte in den Groove-Arbeitsbereich einladen

Einen vorhandenen Kontakt in einen Arbeitsbereich einzuladen, ist sehr schnell geschehen. Die Arbeitsbereiche haben alle auf der rechten Seite einen Bereich, in dem man die Mitglieder des Arbeitsbereiches sieht. Und von dort lädt man auch neue Teilnehmer in den Arbeitsbereich ein.

Im rot umrandeten Bereich gibt es eine Liste mit allen vorhandenen Kontakten, in diesem Fall natürlich zunächst 2. Der eigene Name und der des soeben hinzugefügten Kontaktes.

Man klickt mit der Maus auf den gewünschten Namen, und er erscheint im Fenster. Mit OK bestätigt man die Einladung und es öffnet sich ein neues Fenster.

Diese Nachricht wird an den Kontakt übersandt. Wichtig ist, dem neuen Teilnehmer gleich eine Rolle zuzuweisen (Manager, Teilnehmer, Gast). Diese "Rollen" im Arbeitsbereich haben unterschiedliche Befugnisse und können vom Manager des Arbeitsbereichs an die Bedürfnisse angepasst werden (siehe Liste).

Im Nachrichtenfenster kann eine kurze oder auch länger Nachricht stehen, ähnlich wie bei einer Email. Anders als bei einer Email wird jedoch diese Nachricht beim Empfänger in Groove geöffnet und der Absender wird auch darüber informiert. Zur Sicherheit könnte noch die Zustimmungsbestätigung aktiviert werden, was aber in diesem Fall (die Einladung geht ja an mich) nicht nötig ist.

Ist alles ausgefüllt, kann die Einladung mit einem Klick auf den gleichnamigen Button abgeschickt werden.

• Manager
  Der Manager ist wie schon der Name sagt, für den Arbeitsbereich zuständig und sollte alles dürfen.
  
• Teilnehmer
  Die Teilnehmer z.B. beim Groove-Test werden keine Einladungen für den Arbeitsbereich aussprechen können, oder andere Teilnehmer ausladen können. Das können Sie jedoch in ihren eigenen erstellten Arbeitsbereichen, denn da sind sie ja Manager. Sie werden aber Tools hinzufügen und löschen können.
  
• Gast
  Ein Gast sollte nur lesen können und keine weiteren Befugnisse haben.
  

Sobald eine Einladung abgeschickt wurde, passiert beim Absender einiges in Groove 2007. Öffnet der Eingeladene

Sobald die Einladung abgeschickt wird, erscheint über dem Groove-Symbol im Systray eine Groove-Meldung, dass die Einladung abgeschickt wurde.

Wird die Einladung geöffnet, erscheint eine weitere Benachrichtigung. Der Absender wird also immer informiert, bis der Arbeitsbereich beim Empfänger integriert ist.

Wie so eine Einladung beim Empfänger ankommt und wie sie dann weiter behandelt wird, zeigt die Seite "Einladung in einen Arbeitsbereich annehmen".

Eine Groove - Einladung per E-Mail

Hat der Einzuladene Groove installiert und ist im öffentlichen Groove-Verzeichnis eingetragen, ist es also relativ einfach ihn einzuladen. Was aber, wenn man nicht weiß, ob derjenige Groove überhaupt kennt, bzw. es installiert hat? Dafür gibt es die Einladung per E-Mail, die ich auch für die Testeinladungen nutzen werde.

Man wechselt zunächst in den Arbeitsbereich, in den man einladen will und zeigt dann im Menü "Optionen" auf "Einladen per". Hier wird im Untermenü dann das installierte E-Mail-Programm angezeigt, in meinem Fall Outlook.

Klickt man nun auf das angezeigte E-Mail-Programm, dann erscheint zunächst ein Fenster, in dem man festlegt, welche Rolle im Arbeitsbereich der Eingeladene übernehmen soll. Außerdem ist es auch hier möglich, eine "Akzeptanzbestätigung" einzurichten, damit man noch einmal überprüfen kann, ob auch der Richtige die Einladung annimmt. Hat man die Rolle eingestellt und den Haken gesetzt, klickt man auf OK.

In manchen Fällen erscheint jetzt noch eine Information von Groove, falls das angegebene Programm nicht mit Groove zusammenarbeitet.:

Auch diese Information bestätigt man mit OK.

Jetzt erscheint, bei mir über Outlook, die eigentliche Mail für den Empfänger der Einladung. Der Text ist vorgefertigt, kann aber vom Absender noch ergänzt werden. Und natürlich muss die Empfängeradresse eingetragen werden.

Für Neulinge bei Groove gibt es hilfreiche Tipps, die allerdings nicht ganz vollständig sind. Oder haben Sie schon einmal eine Testversion heruntergeladen und sie dann benutzt, ohne sie vorher zu installieren? Ist alles ausgefüllt, schickt man die Mail ab.

Wie so eine Einladung beim Empfänger ankommt und wie sie dann weiter behandelt wird, zeigt die Seite "Einladung in einen Arbeitsbereich annehmen".

Weitere Informationen zu Groove

1. Allgemeine Informationen
2. Der große Groove-Test
3. Groove Konto einrichten
4. Groove-Benutzerinformationen erweitern
5. Neue Groove-Identitäten einrichten.
6. Groove-Arbeitsbereich erstellen
7. Groove-Tools im Arbeitsbereich
8. Kontakte hinzufügen
9. Kontakte in einen Arbeitsbereich einladen
10. Eine Groove-Einladung anehmen
11. Dateien synchronisieren mit Groove
12. Bücher zu Groove 2007

Fragen zu MS Groove 2007? Das Forum MS Office 2007 Hilfe bietet Ihnen eine Anlaufstelle für alle Fragen zu MS Office 2007 und natürlich auch zu Groove 2007.